İki kişi ya da bir kişi ile bir grup arasında sözlü bilgi alışverişidir. Belirli bir amaç doğrultusunda yapılan yüzyüze görüşmedir. Bu bilgi alışverişi her zaman olmasa da genellikle planlanmıştır. İki tarafın da konuşma ve dinlemesini içerir.
MÜLAKAT YÖNTEMLERİ VE TÜRLERİ
Herhangi bir iş görüşmesi farklı şekillerde uygulanabilir. Görüşmeciler, farklı görüşme yöntemlerini uygulayarak söz konusu pozisyon için en uygun adayı belirlemeye çalışırlar. Görüşmenin çeşidine göre, görüşmenin yapısı, sorulacak sorular ve ölçülmek istenen nitelikler ve yetkinlikler farklılık gösterebilir. Altı farklı görüşme çeşidinden bahsedilebilir;
BİREBİR GÖRÜŞMELER
Yapılandırılmamış mülakat da denir.
En çok kullanılan, esnek ama sonuçları çok tartışılan bir yöntemdir. Aday ile tüm görüşmeler bire bir olarak, yalnız yapılır. Bu yöntemde subjektif değerlendirmelerin görüşmeyi etkilemesi kaçınılmazdır; uygulanması halinde görüşme sürecinin çok iyi planlanması ve etkin bir ön hazırlık yapılması şarttır. Birebir görüşmeler genellikle işveren firmanın bir temsilcisi tarafından yürütülür. Bu görüşmelerin yapısı önceden belirlenebileceği gibi, sohbet havasında da geçebilir. Amaç, söz konusu pozisyon için uygunluk derecesinin belirlenmesidir. Bazı firmalar, birebir görüşmeleri çok rahat ve sohbet havasında yürütmeyi tercih eder. Bunun aday üzerinde rahatlatıcı etki yaptığına ve bilgi alış verişini kolaylaştırdığı savunulur. Buna karşılık bazı firmalar “stres görüşmesi” denilen ve adayın doğal tepkilerini ortaya çıkardığı savunulan yöntemleri kullanmayı tercih eder. Birebir görüşmelerin en büyük dezavantajı değerlendirmenin tek bir kişi tarafından yapılması ve daha subjektif kararların verilmesine neden olmasıdır.
Bu tür görüşmelerde katılımcıya görüşmeyi yönlendirme imkanı verilmiştir. Açık uçlu soruar sorulur. “Son işinizde hakkında neler söyleyebilirsiniz?” vb.
Amaç, tartışmalarda alınmayacak bilgi, duygu ve davranışalr hakkında bilgi almaktır. Bu görüşmeyi katılımcılar kontrol ettiğinden, yapılandırılmış sorular sorular sorulmadığından katılımcıları birbirleri ile karşılaştırmak zordur. Bu yöntem daha çok üst düzey yönetici seçiminde kullanılır.
PANEL GÖRÜŞMELER
Bu yöntem, ikiden fazla görüşmecinin veya yöneticinin, birlikte, tek bir aday ile yaptıkları görüşmelerdir. Genellikle çok sayıda elemanın farklı bölümlerde işe alınması planlandığında “toplu alımlar” tercih edilir ve özellikle bankacılık sektöründe sıklıkla kullanılır. Adayı zorlayıcı bir yöntemdir. Şirket açısından bakıldığında ise iyi bir panel yöneticisi ve koordinasyon olduğu takdirde sağlıklı sonuçlar ortaya çıkabilmektedir.
ÇALIŞMA ARKADAŞLARI GRUBU
Bu yöntem, son yıllarda gittikçe daha fazla önem kazanan ekip / takım anlayışının eleman seçme sistemine yansımasıdır. Bu yöntemde seçimin ağırlığı, seçilecek kişinin birlikte çalışacağı ekip üyelerindedir. Bir anlamda panel yöntemine dönüştüğü söylenebilir. Ancak buradaki görüşmenin asıl amacı gruba uyumun ölçülmesidir. Ekip çalışması ve proje bazlı işlerde kullanımın olumlu sonuçlar verdiği gözlenmiştir. Bu tür küçük gruplardan oluşan iş görüşmelerinin amacı daha çok derinlemesine bir görüşme yapmak veya teknik bilgiyi ölçmektir. Bu yöntem ayrıca son işe alım kararını vermeyecekleri halde, başka çalışanların da işe alım sürecinde rol almalarını sağlar. En büyük avantajı, uzun vadede birlikte çalışması söz konusu olan kişilerin önceden birbirlerini tanımalarını sağlamasıdır. Ayrıca çalışanların işe alım sürecine dahil edilmesi onları motive etmekte, karar mekanizmasında önemli rol aldıklarını düşünmelerine olanak vermektedir.
SIRALI GÖRÜŞMELER
Sıralı görüşmelerde birebir ancak birbiri ardına yapılan birkaç görüşme söz konusudur. Burada mülakat yapan her kişi, söz konusu pozisyonun tek bir yönünü inceler – tecrübe, teknik bilgi, yönetim becerisi gibi. Sıralı görüşmeler de birebir görüşmelerin bütün dezavantajlarına sahiptir.
DEĞERLENDİRME MERKEZİ
Bu yöntemde panel görüşmelerin tersine, adayların sayısı üçten fazladır. Adaylara, çalışmak istedikleri alan ile ilgili ve/veya genel yöneticilik yeteneklerini ortaya koyabilecekleri örnek olay / olaylar verilir. Belirlenen süre içerisinde eğitilmiş değerlendiriciler olayı izlemekle yetinirler. Süre sonunda örnek olay tartışılır. Adayların bu süre içerisindeki tüm tutum ve davranışları değerlendirmede dikkate alınır. Adaylar, bunun yanı sıra bazı testlerden de geçirilebilir.
TELEFON GÖRÜŞMELERİ
Sonuçları sağlıklı ancak uygulanması zor bir yöntemdir.
Özellikle ülkemizde az kullanılan görüşme tekniklerinden biridir. Kullanılıp kullanılmayacağı kararı yine pozisyona ve görüşmeleri yürütecek olan kişilerin tercihine kalmıştır. Telefon görüşmeleri iki şekilde kullanılabilir:
Bunlardan ilki gazete ilanında verilen telefonlara adayların başvurması ve telefon eden adaylarla görevliler tarafından telefonda bir ön görüşme yapılmasıdır.
İkinci bir alternatif ise başvuran adayların özgeçmişleri üzerinden bir ön eleme yapılmasının ardından yüzyüze görüşmelere geçilmeden önce bir ikinci eleme unsuru olarak; veya özgeçmişte açık olmayan bazı konuları aydınlatmak amacı ile telefon görüşmelerinin yürütülmesidir.Telefon görüşmelerinin en büyük avantajı diğer yöntemlere göre daha hızlı olmasıdır. En acil olarak ihtiyacınız olan bilgileri telefonda öğrenebilirsiniz. Ses tonu, dil hakimiyeti, telaffuz gibi konularda önemli bilgiler verir, ve bu nedenle özellikle telefonda müşteri hizmeti veren birimler için yapılan eleman alımlarında tercih edilen bir yöntemdir.
GÖRÜŞME SORULARI
Görüşmeye gitmeden önce en çok düşüneceğiniz ve kafanızı meşgul edecek konulardan biri görüşmede size ne gibi sorular sorulabileceğidir. Herhangi bir görüşmede size dört ayrı tipte soru sorulabilir.
İZLEME SORULARI
Projede kiminle çalıştınız? Projenin sonucu ne oldu? Proje ne zaman sonuçlandı? Proje üzerinde nerede çalışıyordunuz?
Bu firmadaki işinizden nasıl ayrıldınız? Neden ayrılmaya karar verdiniz?
Bu sorunu nasıl çözdünüz? Neden bu çözümü tercih ettiniz? Firmamıza başvurmaya nasıl karar verdiniz? Bizimle neden çalışmak istiyorsunuz?
YANSITICI SORULAR
Yansıtıcı sorular ile adayın belirttiği bir görüş, soru olarak yinelenir. Yansıtıcı sorular tartışmayı önler, çünkü söylenileni red veya kabul etmeden karşılık verme olanağı tanır. Örnek: “Yani şu anda çalıştığınız firmada uygulamaya konulan yeni sistemden memnun değil misiniz?”
YÖNLENDİRİCİ SORULAR
Yönlendirici sorular, belirli bir husus ya da konuya ilişkin bilginin istenmesi amacı ile kullanılır. Yönlendirici sorular genellikle adayın konu hakkındaki sözlerini tamamlamasından sonraya saklanır. Yönlendirici sorular iletişimi sürdürmek ya da huni tekniğini uygulayarak konuyu özellikle görüşmeciyi ilgilendiren noktaya getirmek amacı ile kullanılır. Örnek: “Direkt satışı bu kadar çok seviyorsanız neden reklam konusunda çalışmak istiyorsunuz?”
ARAŞTIRICI SORULAR
Şu anki görevinizden söz eder misiniz?
Tipik bir iş gününüzü tarif eder misiniz?
Şu anki ve önceki görevinizin size en cazip gelen yanı neydi?
Halihazırdaki görevinizin en hoşlanmadığınız yönü nedir?
Halihazırdaki pozisyonunuzda eksik olan ve yeni pozisyondan beklediğiniz neler var?
Bir önceki işinizden neden ayrılmıştınız?
Neden şu anda kariyerinizde değişiklik yapmak istiyorsunuz?
Kendinize bir kariyer planı hazırladınız mı? Hazırladıysanız hangi yönde ve neden?
Ne tür kararlar alırdınız?
Üstesinden geldiğiniz en büyük sorun neydi?
Müşterileriniz üzerinde en etkili olduğuna inandığınız satış tekniği nedir?
Zor bir satış görüşmesi sırasında genellikle nasıl bir yaklaşım kullanmayı tercih edersiniz?
Firmanızda uygulamaya koyabildiğiniz en büyük değişiklik neydi?
Sizce bir yöneticinin sahip olması gereken en önemli özellik nedir? Neden?
Sizce bu sektörün/firmanın önündeki en önemli engel nedir?
Başarılı olamadığınız/olduğunuz bir durum/olay ve nedenleri?
Pozisyonun gerekliliklerini ve görüşmenin yapısını göz önünde bulundurarak, görüşmeciye ilgili her tür sorularınızı sorabilirsiniz. Burada görüşmede sorabileceğiniz sorulara bazı örnekleri göreceksiniz.
Bu işe alınacak kişinin ilk önceliğinin ne olması planlanıyor?
Bu pozisyonda çalışacak kişinin kaç kişilik bir ekibi yönetmesi bekleniyor?
Bu görevi yürütecek kişinin sorumluluklarını yerine getirebilmesi için ne tür olanaklar sağlanması planlanıyor?
Şirketin yönetim felsefesini nasıl tanımlayabilirsiniz?
Şirketin yönetici ve süpervizörlerinin ortak özellikleri nelerdir?
Şirketin şu an karşı karşıya olduğu en önemli sorun nedir?
Bu işe alınacak kişinin ilk altı ayda/bir yılda neleri başarmasını bekliyorsunuz?
Bu pozisyonda başarılı olan kişinin kariyer yolu nasıl planlanıyor?
Performans değerlendirmesi hangi kriterlere bağlı olarak nasıl gerçekleştiriliyor?
Şirketin önümüzdeki üç yıl için vizyonu nedir?
GÖRÜŞMEDE BEDENSEL İŞARETLER – VÜCUT DİLİ
Eller başın arkasında kenetli, dirsekler yana açık.Görüşme sona ermiştir.
Gözlüklerin takılması.Asıl ilginç bölüme gelinmiştir.
Gözlüklerin çıkarılması.Anlaşmazlık (göz göze gelmek.)
Öne eğilme.İlgi.
Geriye yaslanma.Kaçınma, yanlış noktaya değinme.
Göz teması.İlgi.
Kollar kavuşturulmuş.Ölçülü olumsuz tavır, tehdit hissetme, red.
Burnun okşanması.Zayıf ya da güçlü olumsuz tepki.
Ayakla / elle tempo tutulması.Sabırsızlık, sinirlilik.
Bir şey karalama. İlgilenmeme ve konunun kendisi ile daha yakından ilgili bir yere gelmesini bekleme.
Göz temasından kesilip hızla yere bakılması.Dinleyici konuşmak istiyor.
Defterin kapatılması, kalemin kapağının takılması, eşyaların yerlerinin değiştirilmesi.Uzayan görüşme.
Eller bitişik, parmak uçları birbirine değiyor.Üstünlük taslama (ben bu alanda uzmanım).
Bacak bacak üstüne atılmış (ters yönde).Konuşma yanlış yöne gidiyor, düzeltilmesi gerek.
Sandalyenin geriye itilmesi.Olumsuz, anlamadan uzaklaşma eğilimi.
Sandalyenin öne doğru çekilmesi.İlgi (olumlu).
TESTLER
Günümüzde özellikle üst seviye eleman alımlarında test kullanımı, hatalı eleman seçiminin riskini minimuma indirmek amacı ile giderek yaygınlaşmaktadır. Mülakat sürecinde ilan ve başvuru formunun kötü hazırlanmış olması, mülakatların iyi planlanamamış veya subjektif olması gibi ihtimaller karşısında testler büyük önem taşır – diğer adımların yerini alamaz ancak test sonuçları her zaman verilecek karara destek olacak niteliktedir. Ancak işe alma sürecinde kullanılan testlerin geçerliliği konusundaki ikilem, halen devam etmektedir.
İşe alım sürecinde kullanılan dört ana test türü bulunmaktadır:
Sağlık Testleri (Adayın fiziksel ve ruh sağlığının yerinde olup olmadığını ölçer)
Beceri Testleri (Adayın zekası, sözel-sayısal yeteneklerini ölçer)
Kişilik Testleri (Adayın kendi kişilik özelliklerini tanımladığı testlerdir)
Başarı Testleri (Söz konusu görev hakkında bazı durum analizleri içerir.)
Toplam mülakat süresinin en az %70′inde sizin konuşmanız gerekmektedir.
Sözle anlatılan mesaj iki kişi arasındaki toplam iletişimin %7’sini, sözle anlatılmayan mesaj ise gerçek mesajın %93′ünü oluşturur (%38 ses, %55 vücut dili).
Eğer görüşmeci saatine bakıyor, gözlüklerini veya kalemini cebine yerleştiriyorsa görüşmeyi bitirmek istiyor olabilir.
Adayın işe alınmama sebebi, aşağıda belirtilen unsurlardan herhangi birine dayanabilir:
Söz konusu pozisyonun gerektirdiği temel niteliklerde eksiklik.
Adayın pozisyon ile ilgili görev, çalışma saati, maaş, vb. şartlara uyamaması.
Uygulanan test sonuçlarının beklenenden düşük olması.
Herhangi bir sebeple daha uygun bir adayın bulunması.
Tatminkar olmayan referanslar.
Fiziksel özelliklerin söz konusu pozisyonun gerektirdikleri ile uyuşmaması.
SON SÖZ
Kendine güven ve bunu çekinmeden göster. Her zaman pozitif ol ve karşındakinin beklentilerini önceden sapta. Kafandaki sorulara yanıt bulmak için soru sormaktan çekinme. Her ne kadar heyecan doğal bir tepki olsa da, emin ol ki o kapılardan girince çok rahatlayacaksın. Orada sadece sen ve mülakatı yapan yetkililer olacak, unutma; kendi başınasın. Başaracağından emin ol. Rekabette senin de payın olsun. İyi şanslar..